Action 5-2-2 : Développer la Communication Institutionnelle sur forme électronique

ContexteOrient1

expo la mairie s'engage pr vous by CSDe part la variété de ses activités, la ville est amenée à communiquer sous diverses formes auprès de différents publics. Ainsi, il convient de distinguer les différents types de communication. En premier lieu la communication interne, celle-ci concerne tant les élus, que les conseillers municipaux ou encore les agents de la ville. Elle peut concerner des invitations, comme des documents ou encore des notes. Afin de réduire son impact environnemental et dans un processus d’amélioration continue des méthodes de travail, la mairie s’est doté de différents logiciels métiers permettant de faire transiter un grand nombre de communications au format numérique.

Le second type de communication concernent celles adressées à un public tiers comme les administrés ou encore les différents partenaires institutionnels (conseils généraux, villes voisines etc). Les différents services se sont progressivement réappropriés ces différents outils notamment pour l’envoi d’invitations, de questionnaires et autres documents de communication qui se font désormais de manière dématérialisée dans 90% des cas (médiathèque, atelier Grognard, Commerces et Artisanat, Éducation, etc). Quelques exceptions demeurent comme les invitations pour les cérémonies commémoratives ou encore les communications sectorielles (une rue ou un quartier en particulier) pour lesquelles il n’y a pas d’alternative à la diffusion en boite aux lettres.

Progressivement de nombreux documents ont été déclinés au format numérique pour faciliter leur accès au publique et réduire leur édition, c’est le cas des plaquettes disponibles dans les établissements accueillant du public ou encore du Reuil Info disponible sur Internet.

Les manifestations ne représente que 25 à 30% des envois.

 

Comment ça se passe :

Un travail a été initié avec l’ensemble des services pour réduire le recours aux impressions et à l’envoi sous plis des différents documents de communication : envoi des invitations et autre documents par e-mail.
L’action consiste donc à diminuer de manière conséquente les envois de cartons d’invitation sous format papier à destination des internes : cadres de la Mairie (170 personnes), Élus du Conseil Municipal (50 personnes), envoi à l’ensemble des conseillers de village (Président/conseillers) dont le relai est réalisé par le service citoyenneté (environ 300 personnes).

 

 

27% d’envoi
en moins depuis 2012
( soit environ 40.000 invitations)

 

 

Objectifs et impacts :

– Utiliser moins de tirage papier

– Permettre une réponse plus rapide, économie d’enveloppes et d’affranchissements

– Baisse d’utilisation des consommables mais aussi une réduction de production des gaz à effet de serre car il y a moins d’acheminements du courrier.