Action 4-8-2 : Poursuivre la dématérialisation des procédures vers les administrés et rationaliser les consommations de papiers et consommables informatiques

ContexteOrient1

portailfamilleA Rueil-Malmaison cette démarche découle de la volonté de préserver les ressources tout en fournissant une qualité de service égale, voire supérieur pour l’utilisateur. La mairie a déjà engagé de nombreuses actions visant à réduire sa consommation de papier dans le cadre de son fonctionnement et souhaitait engager la population dans cet effort. Ainsi, l’ e-administration , désigne l’utilisation des techniques d’information et de communication (TIC) pour rendre les services publics plus accessibles aux usagers et améliorer leurs fonctionnements internes. Elle s’inscrit dans un contexte plus global, aux démarche initiées au niveau national grace à COMEDEC (COMmunication Electronique des Données de l’Etat Civil) un projet initié dans le cadre de la sécurisation des titres. Il s’agit d’un dispositif majeur de l’action de modernisation de l’Etat, mis en œuvre conjointement par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et le Ministère de la Justice. Le dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil entre les destinataires de ces mêmes données (administrations et notaires) et les dépositaires de celles ci (mairies et service central de l’état civil de Nantes). Ces échanges concernent aujourd’hui les actes de naissance suite à une demande de passeport ou provenant d‘un office notarial.

Tous les services ne peuvent être concernés, les actes de décès, la réalisation d’un passeport ou tout document nécessitant la présence physique d’une personne pour attester de son identité ne peuvent être dématérialisés.

Portail Famille :
La ville de Rueil-Malmaison a souhaité aller plus loin dans la dématérialisation en ouvrant son travail à d’autres aspects du quotidien comme le réglement de la restauration scolaire, des centres de loisirs ou autre. Il s’agira d’un portail unique où les rueillois pourront traiter ces différentes démarches. Cela constituait une demande croissante de la part de la population de pouvoir régler leurs factures plus facilement et sans avoir à se déplacer.

 

 

 

Comment ça se passe :

L’administration a pour objectif de rendre les services administratifs disponibles 24/24h et 7/7j par le biais d’échanges dématérialisés, via un portail citoyen. Elle offre une véritable plus-value pour les usagers, urbains, qui ne peuvent se rendre aux horaires d’ouverture au guichet.
Par le biais d’internet les rueillois peuvent d’ores et déjà trouvé l’ensemble des guides des procédures qu’ils peuvent être amenés à réaliser. Cela constitue un double avantage. Dans le cas où une procédure n’est pas dématérialisé, cela constitue un gain de temps au guichet et évite des erreurs quand aux pièces nécessaires à un dossier. Dans le cadre des “actes”, les administrés peuvent réaliser leurs demandes à distance. Les actes suivants sont concernés :
– généalogie en ligne
– inscription élection
– acte de naissance
– inscription recensement citoyen
Portail famille :
Règlements des services facturés par la mairie
Pré-inscription scolaire
Inscription-modification-annulation des activités
Pré-inscription d’une demande de place en crèche.

 

 

 

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visiteurs uniques du portail famille entre 2014 et 2017 soit plus de 11 000 visiteurs
79% des Rueillois règlent en ligne les prestations liées aux accueils
de loisirs

 

Objectifs et impacts :

–  Une simplification et grande disponibilité des démarches pour les administrés
– Une réduction des consommables, papiers et cartouches d’imprimantes et photocopieurs.
–  La diminution d’échange de courriers avec les administrés
– La suppression des déplacements pour venir en mairie, le public peut se renseigner en ligne.
– Gain de temps considérable
– Productivité par agent augmentée en simplifiant les procédures